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Preguntas frecuentes
Encuentra las respuestas a las preguntas y problemas más comunes.
Soy un destinatario de firma
Se declinó un proceso de firma ¿Qué hago?
Una vez que un proceso de firma llega a un estado “Declinado” no puede revertirse y debe crearse un nuevo proceso. Por favor comunicate con el Remitente que te envió el proceso de firma.
¿Cómo se da permiso a la camara WEB para hacer la prueba de registro fotográfico?
Recuerda que en algunos casos el navegador solicitará habilitar el acceso a la cámara del computador, y es necesario que aceptes los permisos para que puedas tomar el registro fotográfico.
Por favor consulta este link para mas detalle:
Más detalle
¿Qué hago si cuando firmo no me pide hacer una firma escrita?
No en todos los procesos de firma te solicitarán una firma manuscrita como con papel y lápiz. Esto se debe a que lo que se requiere de tu parte es la confirmación de que leíste y comprendiste el documento enviado por el remitente.
Es posible que se utilicen otros métodos de verificación, como una fotografía de tu rostro, ya que el remitente es quien define estos parámetros. Si tienes alguna duda, te recomendamos comunicarte con él directamente.
¿Qué hago si cuando firmo no me pide hacer registro fotografico?
No en todos los procesos de firma te solicitarán un registro fotografico de tu rostro. Esto se debe a que lo que se requiere de tu parte es la confirmación de que leíste y comprendiste el documento enviado por el remitente.
Es posible que se utilicen otros métodos de verificación, como una firma manuscrita, ya que el remitente es quien define estos parámetros. Si tienes alguna duda, te recomendamos comunicarte con él directamente.
¿Qué es una notificación OTP?
Una notificación OTP (One-Time Password) es un mensaje con una contraseña de un solo uso, enviada por diferentes medios de comunicacionque valida el acceso por poco tiempo o para una única transacción.
La plataform de firma electrónica y digital maneja las siguientes:
*Email: Se enviará un correo electrónico con el código de confirmación al Email que el remitente entregó del destinatario.
*Sms: Se enviará un mensaje de texto con el código de confirmación al celular que el remitente entregó del destinatario.
*Whatsapp:Se enviará un mensaje a la aplicación WhatsApp con el código de confirmación al celular que el remitente entregó del destinatario.
*Llamada: El destinatario recibirá una llamada telefónica al celular que el remitente entregó del destinatario, donde se le dictará por voz el código de confirmación.
¿Cómo actualizo mis datos si no son correctos, no estoy recibiendo las notificaciones, el código OTP o cambio mi información?
¿Por qué no me llega la notificación con el código OTP?
Para completar la firma de un documento, debes autenticar la acción mediante un código OTP, que se enviará por email, SMS o WhatsApp segun el remitente haya elegido.
Si no recibes el código OTP, podrás solicitar un nuevo envío después de una espera de 2 minutos, cuando se habilite el botón de reenviar. Asegúrate de ingresar el último código enviado para finalizar la autenticación. Verifica el minuto y la fecha de la notificación del código OTP para evitar errores, como ingresar un código antiguo o no válido.
Si el código OTP no llega, también es importante revisar la información que le diste a tu remitente. Consultale si tus datos son correctos el podra actualizar cualquier dato erróneo si es necesario.
Si recibes el código OTP por correo electrónico, asegúrate de actualizar la bandeja de entrada y revisar la última notificación recibida. También es recomendable verificar las carpetas de spam o notificaciones, ya que el código podría haberse enviado a estas ubicaciones.
¿Cómo me comunico con el área de soporte?
Tienes 2 opciones:
*Desde la página web https://firmaseguro.co/soporte-contacto/, donde deberás llenar el formato de soporte
*Escribiéndonos a nuestro WhatsApp +57 321 6795099, donde deberas seguir las instrucciones para que nos cuentes tu caso.
¿Cuál es el horario de atención?
Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. (hora de Bogotá, Colombia).
¿Cómo funciona la notificación de documentos firmados, dónde se pueden consultar y descargar para su verificación?
Una vez que un documento ha sido firmado, se enviará una notificación por correo electrónico al firmante. Este correo incluirá un botón denominado “Verificar documento”.
Al hacer clic en este botón, se redirigirá al usuario a una página de verificación. En esta página se solicitará ingresar el correo electrónico (debe ser el mismo al que se envió la notificación) y completar un código CAPTCHA para validar la identidad del firmante.
Una vez verificada la información, se mostrará el documento firmado junto con las siguientes opciones:
- Descargar documento: Permite guardar una copia del documento firmado en formato PDF.
- Ver detalles de la firma (ícono de ojo): Muestra información relevante como el nombre del firmante, el estado de la firma, y la fecha y hora en que se realizó.
- Descargar certificado de verificación: Se genera un informe detallado que respalda la validez del documento firmado. Este certificado contiene datos técnicos y legales relacionados con el proceso de firma.
Estas opciones permiten al firmante tener trazabilidad y respaldo completo del documento firmado y su validación.
Soy un remitente de firma
Un proceso de firma aparece en estado Declinado ¿Qué hago?
Una vez que un proceso de firma llega a un estado “”Declinado”” no puede revertirse y debes crear un nuevo proceso, sin embargo te damos el siguiente consejo si tienes un conjunto de firmas y unas cuantas de estas pasaron a este estado. Sigue estos pasos:
1-Desde una cuenta administrador u operativo, debes descargar el documento que esta firmado por algunos de lso firmantes. Ingresa a >MIS FIRMAS > Busca el proceso que declino> Da click en la Lupa> en el apartado “”Documento”” descarga el PDF dando click en el nombre.
2- Crea un nuevo proceso de firma, adjuntando este mismo documento PDF con los los destinatarios que faltadon por firmar
Esto asegurara que se cree otra hoja con la verificación de los firmantes faltantes.
Para más detalle sigue el siguiente tutorial
¿Cómo se da permiso a la camara WEB para hacer la prueba de registro fotográfico?
Recuerda que en algunos casos el navegador solicitará habilitar el acceso a la cámara del computador, y es necesario que aceptes los permisos para que puedas tomar el registro fotográfico.
Por favor consulta este link para más detalle
¿Cómo parametrizo la evidencia de firma manuscrita?
Desde una cuenta de Administrador u operativa, cuando parametrices el proceso de firma, ve al primer panel llamado ‘CONFIGURACIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD’ y busca la opción ‘¿Evidencia firma manuscrita?’. Haz clic en el botón hasta que se ponga azul.
Con esto, la solicitud quedará habilitada para el remitente, quien, al firmar, tendrá la opción de plasmar su rúbrica (firma escrita), escribir sus iniciales o cargar una imagen con su firma previamente escaneada.
¿Cómo parametrizo la evidencia de resgistro fotográfico?
Desde una cuenta de Administrador u operativa, cuando parametrices el proceso de firma, dirígete al primer panel llamado ‘CONFIGURACIÓN GENERAL DE LA SOLICITUD’ y busca la opción ‘¿Evidencia fotográfica?’. Haz clic en el botón hasta que se torne azul.
Con esto, la solicitud quedará habilitada y el remitente, al momento de firmar, tendrá acceso a una opción que activará la cámara para realizar un registro fotográfico del firmante.
¿Qué es una notificación OTP?
Una notificación OTP (One-Time Password) es un mensaje con una contraseña de un solo uso, enviada por diferentes medios de comunicacionque valida el acceso por poco tiempo o para una única transacción.
La plataform de firma electrónica y digital maneja las siguientes:
*Email: Se enviará un correo electrónico con el código de confirmación al Email que el remitente entregó del destinatario.
*Sms: Se enviará un mensaje de texto con el código de confirmación al celular que el remitente entregó del destinatario.
*Whatsapp:Se enviará un mensaje a la aplicación WhatsApp con el código de confirmación al celular que el remitente entregó del destinatario.
*Llamada: El destinatario recibirá una llamada telefónica al celular que el remitente entregó del destinatario, donde se le dictará por voz el código de confirmación.
¿Qué hago si se bloquea mi usuario o pierdo mi contraseña?
Si pierdes acceso a tu cuenta Administrador u operativa puedes acceder de nuevo con cualquiera de estas opciones:
* Al acceder donde normalmente ingresas tu correo electronico, despues de hacerlo da click en “”INGRESA CON CLAVE TEMPORAL””. te enviaremos a tu correo un codigo de 5 digitos que te servira para igresar a tu cuenta y cambiar tu contraseña desde la opcion MI PERFIL
*Al acceder donde normalmente ingresas tu correo electronico da click en “”Olvidé mi contraseña””. Te pediremos tu correo electronico a donde enviaremos un link donde deberas seguir unos pasos para recuperar tu acceso y cambiar tu contraseña por una nueva.
¿Cómo actualizo los datos del firmante?
Si el destinatario no esta recibiendo las notificaciones , o el codigo OTP o cambio su información es posible que requieras actualizar los datos de destinatario. Tambien podras hacerlo con el remitente, siguiendo estos pasos:
1-Desde una cuenta administrador u operatova, debes ingresar a >MIS FIRMAS > Busca el proceso que quieres actualizarle los datos y da click en el icono en forma de lupa> En el apartado de “”Firmantes”” busca el destinatario y da click en el icono en forma de lapiz “”Editar firmante””> Actualiza los datos que requieras yd a click en “”ACTUALIZAR””
2- Pide al destinatario que intente validar de nuevo la firma. Igualmente podras volver a enviar el mensaje de notificacion inicial si es necesario, dando click en el boton que esta a la derecha del incono de lapiz.
¿Qué necesito hacer para solictar recarga de saldo en la plataforma?
Para solicitar una recarga de saldo en la plataforma, primero debes asegurarte de que la información de tu cuenta esté actualizada. Para ello, en una cuenta administrativa accede a la pestaña “”Mi Perfil”” en el panel lateral y completa la sección “”Administra tu información de cuenta”” seleccionando Persona Jurídica. Es necesario que ingreses el NIT, la razón social, el tipo de documento y los datos de contacto.
Tener el NIT y la razón social correctamente diligenciados es fundamental tanto para mantener una vigencia activa en tu cuenta como para realizar una recarga de saldo.
Si tienes alguna duda, puedes contactar con nosotros a través del chat de soporte, seleccionando la opción “”Información de planes y precios””. Además, si deseas conocer los planes y precios disponibles, puedes obtener más información haciendo clic en el siguiente enlace: Planes y precios. También puedes comunicarte a través de nuestro número de WhatsApp +57 321 6795099 para recibir asistencia.
¿Cómo creo un usuario Operador?
Como usuario administrador de la plataforma, tienes el control total sobre la gestión de máximo 10 cuentas de usuarios operadores asignadas a tu cargo, las cuales pueden heredarse a otros usuarios actualizándolas, activar o desactivar el acceso a estas cuentas, o actualizar datos cuando sea necesario.
Podrás hacerlo seleccionando la opción “”ADMIN USUARIOS”” donde podrás agregar un nuevo usuario, editar los datos de uno ya creado, o desactivar su acceso.
Es fundamental que cada usuario operador que crees tenga un correo electrónico único. El sistema no permite la repetición de correos electrónicos, y si intentas registrar una cuenta con un correo ya asociado, recibirás una notificación indicando que el correo ya está registrado y vinculado a otra cuenta.
Los usuarios operadores están autorizados para crear procesos y utilizar las plantillas disponibles, pero no para recargar saldos, esto solo podras ahcerlo desdela cuenta administrador. Podran tambien acceder a los contactos de la cuenta del administrador, pero no tendran permiso para editarlos. Cada operador deberá gestionar su propia información personal, nombre, apellido, número de celular, indicativo, cédula de ciudadanía y carga de la firma predeterminada.
Como administrador, puedes visualizar y hacer seguimiento a todos los procesos creados por los usuarios operadores, brindándote un control completo sobre las actividades en la plataforma.
¿Qué hago si el remitente bloqueó la notificación con el codigo OTP?
Desde una cuenta Administrador u operativa puedes reactivar el envio del codigo OTP. Recuerda que debes pedirle al destinatario que espere entre 1 o dos minutos para que el código OTP sea recibido, revise su correo spam, o confirme nuevamente sus datos.
Para desbloquearlo debes ingresar a >MIS FIRMAS > Busca el proceso que quieres actualizarle los datos y da click en el icono en forma de lupa> En el apartado de “”Firmantes”” busca el destinatario y da click en el boton “”DESBLOQUEAR FIRMANTE””
Recuerda que el remitente tiene habilitado 4 codigos OTP por cada desbloqueo que hagas.
¿Cómo actualizo el documento PDF dentro de un proceso de firma?
Desde una cuenta Administrador u operativa podras cambiar o actualizar el documento a firmar siempre y cuando este no se haya firmado todavia.
Para hacerlo debes ingresar a >MIS FIRMAS > Busca el proceso que quieres actualizarle el PDF y da click en el icono en forma de lupa> En el apartado de “”Documento”” busca un icono de lapiz y da click en el. Podras cargar un nuevo documento en formato PDF.
¿Cómo actualizo la fecha máxima de un proceso de firma?
Desde una cuenta Administrador u operativa podrás cambiar o actualizar la fecha máxima a firmar siempre y cuando esta fecha no haya pasado.
Para hacerlo debes ingresar a >MIS FIRMAS > Busca el proceso que quieres actualizarle el PDF y da click en el icono en forma de lupa> En el apartado de “”Plazo para firmar”” busca un icono de lapiz y da click en él. Podras seleccionar una nueva fecha maxima de firma para el destinatario.
¿Cómo me comunico con el área de soporte?
Tienes 3 opciones:
*Desde una cuenta Administrador u operativa, buscando el boton de burbujas de dialogo, ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, se abrirá un chat donde deberas seguir las instrucciones para que nos cuentes tu caso.
*Desde la pagina web https://firmaseguro.co/soporte-contacto/, donde deberas llenar el formato de soporte
*Escribiendonos a nuestro WhatsApp +57 321 6795099, donde deberas seguir las instrucciones para que nos cuentes tu caso.
¿Cuál es el horario de atencion?
Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. (hora de Bogotá, Colombia).
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